Profiter à 200% de son système d’exploitation / #3 L’expansion de texte

Adepte de la pomme ou inconditionnel du PC… un point commun vous unit ! Malgré leurs évolutions, les systèmes d’exploitation nous obligent toujours à effectuer des séries de manipulations insensées pour effectuer des micro-tâches sans aucune valeur ajoutée… C’est le cas de la gestion des fenêtres, mais aussi du copier-coller, des captures d’écran ou de la saisie à répétition. Mac ou PC, chacun y trouvera son graal, avec des solutions spécialement sélectionnées pour leur simplicité. Gain de performance assuré ! 

 Dans ce 3e volet, on va causer d’expansion de texte. Une expression qui peut paraître barbare. Mais qui contient une promesse bien séduisante : vous permettre de taper vos documents beaucoup, mais alors beaucoup plus vite ! Avis à toutes celles et tous ceux qui n’ont pas la chance d’avoir un assistant personnel dactylographe. Avis à tous ceux qui ne sont jamais parvenus à taper avec plus de trois doigts. Votre calvaire est révolu !

Préparez-vous à découvrir que votre clavier d’ordinateur peut vraiment être plus redoutable qu’une bonne vieille machine à écrire. Cela grâce à ce petit outil : l’expansion de texte.

Big Bang et expansion de texte....  

« Text Expansion », « Text Replacement »… la traduction de ces expressions en français n’est pas évidente, mais le principe est pourtant très simple. Il s’agit de saisir au clavier un fragment de texte qui sera automatiquement remplacé par un bloc plus long.

Dactylographie prédictive – quand votre smartphone devine ce que vous souhaitez taper dès que vous saisissez un ou plusieurs caractères. Autocomplétion – quand Google affiche une petite liste de requêtes couramment exécutées lorsque vous tapez quelque chose dans sa barre de recherche. Voici deux autres exemples d’assistance à la saisie.

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La différence principale, c’est que dans le cas de l’expansion de texte, c’est vous qui déterminez les raccourcis et le texte de remplacement. Dit autrement, les logiciels d’expansion de texte s’appuient sur une bibliothèque d’expressions fréquentes que vous devez constituer vous-même.

N’est-ce pas un peu redondant avec le presse-papier (lien interne), me direz-vous ?

Non, pas tout à fait. Un presse papier amélioré est très pratique dans un contexte précis, tel que l’écriture d’un rapport, d’un contrat, d’un article… Une fois ces documents terminés, il est probable que le contenu de votre presse-papier change rapidement avec vos nouvelles activités. Le presse papier remplit donc sa fonction dans un intervalle de temps fini.

L’expansion de texte répond à un besoin plus récurrent. Celui de pouvoir automatiser certaines expressions dont vous avez toujours besoin.

L'expansion de texte, votre deuxième cerveau

Par expression, il faut entendre un ensemble de fragments de textes, assez large, dont vous avez besoin dans différents contextes, et de manière hyper régulière. Cela pourrait être : Prospection et suivi commercial par email, Remplissage de formulaires, Développement.... 

Prenons l’exemple des formulaires que vous devez remplir fréquemment en renseignant les coordonnées de votre entreprise.

Vous connaissez sans aucun doute par cœur l’adresse et le numéro de téléphone de votre société, ou encore l’adresse de votre site web. Auquel cas bravo, mais vous perdez quand du temps à taper ces longues chaînes de caractères à la main.  

Qu’en est-il de vos numéros SIRET ou de votre numéro de TVA ? L’adresse exacte de vos comptes sur les réseaux sociaux ? Et à titre plus personnel, le numéro de votre carte d’identité, de votre passeport ou de votre compte Air France lorsque vous réservez un vol ?

Déjà moins probable que vous reteniez tout ça par cœur. Dans ce cas, vous allez sans doute chercher ces informations sur internet ou dans vos notes avant d’en faire un copier-coller. Beaucoup de temps perdu, à répétition…

Le cas de figure vaut aussi pour toutes ces formules qu’il est convenu d’utiliser à tours de bras. Typiquement les formules de politesse, les signatures d’email, les emails type…

Sur Mac OS, expansionnez-vous grâce à aTexte !

 Il existe d’autres logiciels dont des plus complets mais le meilleur outil sous Mac OS est sans doute aText (macOS) qui vous coûtera environ 5$.

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aText est très simple et c’est la raison pour laquelle il est aussi populaire. Il ne fait que de l’expansion de texte, et il le fait très bien. Avant de pouvoir en tirer pleinement parti, il faut se constituer une base d’expressions ou fragments, aussi appelés snippets en anglais.

 Pour ajouter un snippet à la base, c’est très simple :

1.     Tapez l’abréviation de votre choix

2.     Entrez le texte qui remplacera cette abréviation une fois saisie au clavier

3.     Associez-y un intitulé.

Une fois votre base construite, pensez juste à utiliser vos abréviations pour les retenir, et vous habituer à cette nouvelle méthode de saisie. Vous verrez que vous gagnerez très rapidement un temps fou.

Attention à l’installation depuis le Mac App Store. La version que vous téléchargerez sur la plateforme d’Apple ne fonctionnera pas si vous utilisez OS X 10.11 El Capitan ou n’importe quelle version ultérieure du système.

Si tel est le cas, pas de panique, vous pourrez quand même installer aText, rendez-vous ici pour la marche à suivre.

Sous Windows, l'expansion de texte devient possible avec Breevy !

Il existe de nombreux systèmes d’expansion de texte sur Windows, dont FastKeys qui est proposé à peu près au même prix que aText sur mac. En termes de simplicité, c’est néanmoins Breevy qui sort son épingle du jeu.

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La principale différence entre Breevy et aText se situe au niveau du remplacement de texte. Dans aText, taper l’abréviation suffit alors que Breevy vous propose différentes méthodes pour activer le remplacement.

Breevy vous coûtera environ 35$. À l’instar de aText et iCloud, il vous permettra de sauvergarder et de transférer vos raccourcis (Snippets) sur tous vos périphériques.

Notons également PhraseExpress et TextExpander, très populaires mais beaucoup plus chers.

Attention à ne pas utiliser ces logiciels pour stocker vos mots de passe. Techniquement, rien ne vous en empêche mais ces applications ne sont pas conçues pour ça.

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On se retrouve pour le 4e et dernier volet de cette série spéciale "Dompter son système d'exploitation" avec un nouveau sujet : l'expansion de texte, ou comment taper vos documents beaucoup, beaucoup plus vite... 

Et pour ceux qui les ont manqués, retrouvez nos précédents volets : #1 Organiser ses fenêtres sans effort / #2 Décuplez la mémoire de votre presse-papier