6 raisons d'abandonner Excel pour vos plannings !

Branché digital ou pas, génération X, Y ou Z, Excel fait partie du package informatique de base. Maîtrisé par la plupart des collaborateurs, Excel a d’indéniables qualités. Ce n’est pas pour rien qu’il est l’outil le mieux partagé des entreprises. Saviez-vous que 47% des entreprises l’utilisent pour la planification et la budgétisation ? Autant dire qu’on confie à Excel des sujets majeurs. Bon nombre de TPE et PME démarrent leurs plannings avec l’utilisation d’Excel. Qu’il s’agisse de planifier de la production, de gérer les horaires du personnel ou d’organiser le travail d’une équipe de techniciens.

Ce contexte posé, une question surgit : Excel est-il vraiment l’outil adapté pour optimiser vos efforts de planification ? Lorsque vos ressources à planifier ont besoin d’échanger de manière rapide et à distance des informations, Excel reste-t-il une solution satisfaisante ? Avec le temps, planifier votre production avec Excel sera-t-il suffisant pour suivre le rythme de croissance de votre entreprise ?

Bref, dans cet article, on défend l’idée que ce n’est certainement pas dans le rôle d’outil de planning qu’Excel excelle ;) Voici donc 6 raisons de renoncer à faire d’Excel la colonne vertébrale de votre organisation, façon pub « Vache qui rit ».

Trop chronophage… Excel ou l’usine à gaz

Signal qu’il est temps de remettre en cause Excel : quand vous passez plus de temps à monter votre tableur qu’à profiter de ses bénéfices ! Quand la gestion des données dans Excel finit par représenter plusieurs heures par jour en termes de charge de travail, il y a matière à s’interroger sur l’intérêt de conserver cet outil.

Gérer vos plannings demande en effet souplesse et une mise à jour constante de l’information. Quand un petit changement – déplacer une colonne – demande d’y passer beaucoup de temps, le jeu en vaut-il encore la chandelle ? Des changements qui peuvent virer au cauchemar, avec l’ajout ou la suppression de cellules qui occasionnent fréquemment des erreurs. Qui dit Excel pour agréger et traiter des données mouvantes, dit risque important d’erreurs. Des erreurs qui peuvent coûter cher à une entreprise – oubli d’une commande, erreur dans les délais…

Avant de recourir à Stopilo pour leur planification, certains de nos clients passaient un temps fou à entretenir et mettre à jour un ou plusieurs fichiers Excel. Des fichiers qui finissent par prendre des proportions considérables, et qui mettent bien souvent des plombes à s’ouvrir… quand ils ne plantent pas. Bref, une perte de temps monumental pour la personne en charge des plannings. Une perte aussi pour votre entreprise qui mobilise un collaborateur sur une activité à faible valeur ajoutée.

« Centraliser et coordonner mes ressources humaines et matérielles, c’est central dans mon activité de prestataire technique pour l’évènementiel. Si je devais encore traiter toutes ces données uniquement avec Excel, je ne m’en sortirais pas. Je l’ai vécu la première année d’activité d’Inside. Malgré mes efforts pour simplifier mon tableur, c’est devenu chronophage, avec des pertes régulières d’informations », Sébastien Honoré, responsable de production chez Inside (59).

Pas assez collaboratif… Pyramidal Excel

Disons-le une bonne fois pour toutes : Excel reste un outil « perso ». Si vous avez déjà tenté de travailler à plusieurs en temps réel sur un fichier Excel, vous savez que c’est un cauchemar.

Or, le planning est par nature collaboratif. Il demande que l’information soit distribuée à chacun en fonction de ses besoins. Il demande des données mises à jour en temps réel. C’est d’ailleurs la collaboration qui peut garantir d’avoir des données justes en tout temps.

Or, Excel exige qu’une personne centralise les données, les saisisse manuellement et extrait le planning des équipes. Bref, Excel suppose une gestion pyramidale du planning. Pas très adapté au travail d’équipe, ni en visibilité ni en efficacité.

Bien sûr, charge au responsable du planning d’envoyer le fichier. Mais c’est toujours prendre le risque de perdre des données cruciales. D’autant plus quand on multiplie le nombre de fichiers sur des ordinateurs plus ou moins protégés.

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Pas mobile… Bureaucratique Excel

Vous travaillez avec des collaborateurs géographiquement éloignés ? Une partie de vos ressources humaines sont externes ? Vous devez coordonner une équipe de techniciens ou d’ouvriers, constamment en mobilité ? Si c’est le cas, vous savez que plus les données et l’information circulent en temps réel, plus vos équipes sont efficaces. Or, un planning Excel ne propose pas de réponse satisfaisante à ce besoin.

Aussi mobile que votre ordinateur le permet, Excel n’a pas été conçu pour prendre en compte la dimension de plus en plus mobile du travail. Et, il faut le dire, son utilisation sur smartphone est une des pires expériences à vivre. Sur ce point, Excel est tout simplement dépassé.

Pas suffisamment lisible… Parcellaire Excel

Certes Excel permet d’enregistrer et de traiter une multitude de données. Mais cela a un prix lorsqu’on décide d’en faire son outil de planning : une absence de vision globale sur les informations. Celles-ci ne sont vues que de manière parcellaire.  

Vous avez beau avoir toute l’information dans vos feuillets, il est difficile de voir rapidement les informations importantes. Lorsqu’un des enjeux de votre planning est de vous permettre de gérer des délais d’intervention très courts, voire des situations d’hyper-urgence, Excel n’est plus votre allié. Or, en matière de gestion de votre carnet de commande ou de votre équipe d’intervention, prendre des décisions rapides devient un enjeu stratégique fort. Et, pour cela, il vous faut pouvoir accéder rapidement à une vue globale de la charge de travail.  

À nos yeux, il s’agit d’une des principales limites d’Excel. Un bon planning doit permettre de gérer le quotidien de l’activité de l’entreprise, mais constituer aussi un outil de pilotage pour le dirigeant. Il doit lui permettre de naviguer entre une vue détaillée du plan de charge, et une vue globale à plus ou moins longue échéance. C’est cette souplesse et cette organisation de l’information qui peut permettre de décider en toute connaissance de cause du report d’un délai, d’envoyer une commande entre deux autres… bref de gérer au mieux votre productivité.

Trop complexe… Casse-tête Excel

N’oublions pas qu’Excel a été initialement conçu pour traiter des données financières. La simplicité est à la fois son fort – il est accessible à la plupart – et son défaut. Le revers de la médaille, c’est qu’à force d’intégration des données et de remaniements, votre fichier Excel peut devenir un monstre de complexité.

On attendait de lui de répondre à un besoin initial simple – organiser vos ressources dans le temps. Et en quelques mois, il peut devenir une usine à gaz. Or, qui dit fichier Excel toujours plus complexe, dit risque d’erreurs, difficultés à le tenir à jour, plus de temps à l’ouverture et pour assurer sa maintenance. Et aussi, en cas de départ ou d’absence de celle ou celui qui l’a créé, bonjour à celui qui sera en charge de le reprendre ! Si au bout de quelques temps, votre fichier ne peut être compris que par un expert, alors il est temps de remiser Excel au placard.

Bonjour la réactivité…

Nous l’avons déjà évoqué au sujet de la lisibilité. C’est la même chose s’agissant de la réactivité. Excel reste un outil non dynamique. C’est un tableau, partant statique, et pas du tout conçu pour faciliter l’agilité de vos équipes, en cas d’imprévu, d’absence ou de pannes de machine.

Parce qu’Excel ne permet pas de collaborer en temps réel, les informations qui s’y trouvent sont toujours un peu dépassées. Les choses évoluent rapidement, et prendre des décisions sur des données qui ne sont pas à jour est tout sauf optimal.

Conclusion

Même s’il semble sans limite, Excel doit se cantonner à l’usage pour lequel il a été fait : un outil de bureautique personnel. Dès qu’il s’agit de planning – et donc de gestion de données vitales pour l’entreprise – Excel n’est plus adapté. Et peut même devenir un facteur de risque, faute de vous permettre la souplesse, le partage et la réactivité nécessaires à la bonne gestion de votre flux de production ou de vos équipes projets. En ce sens, une feuille Excel pour la gestion de planning ne remplacera jamais un logiciel professionnel !  

Imaginez maintenant : un outil de planning en ligne, partagé et spécialement conçu pour vos besoins de planification ? Voilà ce qu’il vous faut pour disposer en un clic de la bonne information pour éclairer vos décisions ; pour responsabiliser vos équipes en les impliquant dans la gestion quotidienne de leurs plannings ; pour avoir une vision à la fois fine et globale de votre charge de travail. Tout le monde sait ce qu’il a à faire. Vous avez une vue claire des pics et creux d’activité. Vos clients reçoivent la bonne information en temps voulu.

C’est pour répondre à ces besoins spécifiques que nous avons créé Stopilo. Avec Stopilo, plus de problème de partage de fichiers ou de données dépassées. L’information est toujours juste, et vos collaborateurs peuvent s’impliquer directement pour mieux gérer les projets et ressources. Bref, moins de temps perdu pour vous et vos équipes. Un gain de réactivité et de productivité pour votre entreprise.

Ce scénario vous parle ? N’hésitez pas tester gratuitement Stopilo, pour vous faire une idée !